UPDATESATU.COM-Dalam dunia kerja, Standar Operasional Prosedur atau yang lebih dikenal dengan S.O.P bukan lagi sekadar dokumen formalitas. Ia adalah peta jalan yang memastikan setiap aktivitas berjalan rapi, terarah, dan konsisten.
Tanpa S.O.P, sebuah tim bisa bekerja dengan cara masing-masing, yang pada akhirnya memunculkan kebingungan, bahkan kesalahan.
Oleh karena itu, penyusunan S.O.P yang tepat menjadi pondasi penting agar organisasi, bisnis, maupun komunitas bisa bergerak seragam menuju tujuan yang sama.
Namun, menyusun S.O.P bukan berarti membuat aturan kaku yang membelenggu kreativitas.
Sebaliknya, S.O.P justru berfungsi sebagai panduan yang memberi kejelasan, mengurangi tumpang tindih pekerjaan, serta meningkatkan kualitas pelayanan.
Artikel ini akan membahas langkah-langkah praktis dalam menyusun S.O.P, mulai dari menentukan tujuan hingga mengimplementasikannya, agar bisa dipahami dan dijalankan dengan mudah oleh seluruh anggota tim.
Enam Langkah Menyusun SOP
1. Penyusunan SOP harus memiliki tujuan yang jelas.
Pada saat menyusun sebuah SOP, penting untuk mengidentifikasi tujuan secara tegas. Misalnya, ketika ingin membuat SOP pelayanan dengan tujuan meningkatkan kepuasan dan loyalitas konsumen, maka SOP yang disusun harus mengatur proses pelayanan agar sesuai dengan harapan konsumen.
Dengan demikian, rangkaian proses dalam SOP harus selaras dengan tujuan yang ingin dicapai.
2. Identifikasi aktivitas kunci dari setiap proses.
Sebagai contoh, dalam penyusunan SOP pelayanan, untuk memenuhi ekspektasi konsumen diperlukan identifikasi aktivitas penting, seperti menyambut konsumen yang datang ke outlet, mengarahkan konsumen ke tempat duduk, melayani pesanan, mendampingi proses pembayaran, hingga memberikan salam perpisahan saat konsumen meninggalkan outlet.
Setiap aktivitas kunci tersebut wajib memiliki SOP yang jelas agar tujuan pelayanan tercapai.
3. Membuat judul SOP berdasarkan aktivitas kunci.
Setelah aktivitas-aktivitas kunci teridentifikasi, langkah berikutnya adalah memberi judul SOP sesuai dengan aktivitas tersebut.
Misalnya, pada tahap kedatangan konsumen, dibuat SOP “Menyambut Konsumen”.
Pada tahap pemesanan, dibuat SOP “Proses Pemesanan Makanan”. Sedangkan pada tahap pembayaran, dibuat SOP “Menerima Pembayaran Konsumen”.
Judul yang relevan akan membantu tim di lapangan memahami dan mempraktikkan SOP dengan lebih mudah.
4. Jabarkan setiap aktivitas kunci secara rinci dengan urutan yang jelas.
Contohnya, pada tahap kedatangan konsumen, rincian langkah dapat berupa menyapa konsumen dengan sapaan yang sesuai (Bapak, Ibu, Saudara, atau sebutan lainnya), melakukan pengecekan suhu tubuh sesuai prosedur, menyampaikan kata-kata yang tepat, hingga memberikan ucapan salam perpisahan seperti, “Selamat jalan, terima kasih, ditunggu kedatangannya kembali.”
Setiap bagian harus dituliskan dengan detail agar dapat dipahami dengan baik, termasuk oleh karyawan baru.
5. Membuat dokumentasi SOP.
Dokumentasi dapat berbentuk tulisan, foto, atau video. Dokumentasi ini menjadi landasan standarisasi dan sarana pelatihan agar seluruh karyawan, bahkan di cabang berbeda, dapat menjalankan standar yang sama.
6. Lakukan uji coba setelah seluruh SOP tersusun.
Uji coba diperlukan untuk memastikan bahwa SOP yang dibuat sudah efektif, efisien, dan sesuai dengan kondisi di lapangan. Tujuan utama penyusunan SOP adalah memberikan panduan yang jelas agar pekerjaan karyawan lebih mudah, terarah, dan kesalahan dapat diminimalisasi.
Itulah enam langkah penyusunan SOP. Mulailah menyusun SOP bisnis kuliner Anda sejak sekarang agar operasional lebih terarah dan konsumen semakin puas. (*)
