UPDATESATU.COM-Pada kesempatan kali ini, kita akan membahas mengenai enam tips mengawasi karyawan saat bekerja meskipun pemilik tidak berada di lokasi.
Mengelola sebuah bisnis tidak hanya soal menjalankan operasional harian, tetapi juga memastikan karyawan tetap produktif dan disiplin meskipun sang pemilik tidak selalu berada di lokasi. Kondisi seperti ini kerap menjadi tantangan tersendiri karena tanpa pengawasan langsung, karyawan terkadang kurang maksimal menjalankan tugas atau bahkan melanggar aturan yang sudah ditetapkan.
Oleh karena itu, penting bagi pemilik usaha untuk memiliki strategi efektif dalam mengawasi tim agar tetap berjalan sesuai dengan standar dan tujuan perusahaan.
Artikel ini akan membahas beberapa tips praktis dan teruji untuk mengawasi karyawan saat Anda tidak bisa hadir langsung di lokasi.
Mulai dari penggunaan teknologi seperti CCTV, penunjukan leader yang kompeten, hingga teknik monitoring seperti mystery shopper dan survei konsumen, semuanya bertujuan untuk menjaga kualitas kerja tim dan kelancaran operasional bisnis Anda.
Dengan menerapkan metode ini, Anda dapat memastikan karyawan tetap fokus dan bertanggung jawab, sehingga bisnis berjalan lancar tanpa harus terus-menerus diawasi secara fisik.
Tips Mengawasi Karyawan Ketika Owner Tidak Ada
1. Perencanaan
Pertama, ketika pemilik tidak hadir, karyawan tentunya akan bekerja berdasarkan perencanaan yang telah kita buat sebelumnya. Namun, sering kali meskipun perencanaan tersebut sudah sangat detail dan tim telah diberi pengarahan untuk menjalankan tugas secara teratur, ada saja yang tidak patuh. Mereka tidak melaksanakan SOP atau mengabaikan beberapa hal yang wajib dilakukan. Banyak pula oknum karyawan yang melanggar ketentuan yang telah saya tetapkan.
Di sini, kita memerlukan "mata ketiga", yaitu CCTV. Anda dapat memasang CCTV di beberapa titik penting, seperti area konsumen, agar dapat memantau bagaimana tim memberikan pelayanan kepada pelanggan yang datang ke outlet.
CCTV juga dapat dipasang di area dapur untuk memastikan apakah tim dapur menjalankan proses produksi sesuai SOP, mulai dari pembukaan hingga penutupan outlet, termasuk proses persiapan dan penyimpanan bahan baku yang sesuai standar keamanan pangan.
Selain itu, CCTV di dekat kasir dapat digunakan untuk mengawasi keluar masuknya uang serta memastikan kasir menjalankan proses penjualan dengan benar.
Dengan demikian, CCTV menjadi solusi efektif untuk memantau kinerja tim meskipun pemilik tidak berada di outlet.
2. Menunjuk pengendalu Outlet
Kedua, perlu ditunjuk seorang pemimpin sebagai pengendali di outlet, seperti supervisor atau manajer yang kompeten dan dapat dipercaya.
Ini merupakan salah satu cara paling efektif untuk diterapkan agar setiap aktivitas dan checklist yang harus dijalankan di outlet dapat dipantau dengan baik.
Mulai dari penerimaan bahan baku, persiapan pagi hari, operasional dari pembukaan hingga penutupan, termasuk proses penutupan akhir periode penjualan.
Supervisor tidak hanya bertugas mengidentifikasi proses yang terlewat, tetapi juga melakukan pengawasan agar semua berjalan dengan baik.
Ia juga berperan dalam meninjau dan mencari penyebab mengapa proses tertentu tidak berjalan lancar.
Ketika menemukan masalah di lapangan, supervisor dapat berfungsi sebagai pelatih untuk memberikan pelatihan dan mendorong perbaikan di seluruh tim.
3. Tetapkan Terget
Ketiga, tetapkan target angka yang jelas serta berikan penghargaan (reward) dan sanksi (punishment). Mengelola tim dengan metode tekanan (push) melalui sistem pengawasan seperti supervisor dan CCTV memang efektif, tetapi jika terlalu keras, dapat menyebabkan stres.
Oleh karena itu, harus diimbangi dengan motivasi internal agar tim memiliki keinginan bekerja dengan baik.
Caranya adalah dengan memberikan penghargaan atas pencapaian kinerja.
Mekanisme pemberian reward harus jelas agar tim bersemangat mencapai target demi hasil yang optimal, karena mereka akan menerima penghargaan yang dapat mereka bawa pulang sehingga merasa puas.
Namun demikian, sistem penghargaan harus diimbangi dengan sanksi yang adil.
Poin ketiga ini sangat penting, Anda perlu menetapkan target yang jelas kepada tim agar mereka dapat bekerja secara efektif dan menjalankan tugas dengan benar, dengan pendekatan eksternal melalui pengawasan intensif dan internal dengan motivasi untuk memberikan kinerja terbaik.
4. Mengirimkan mystery shopper
Keempat, kirimkan mystery shopper. Artinya, saat tim sedang sibuk atau kondisi outlet ramai, atau ketika supervisor tidak berada di lapangan, kita dapat mengantisipasi dengan mengirimkan mystery shopper ke outlet.
Misalnya, jika ingin memeriksa kualitas produk seperti nasi goreng, mystery shopper akan memesan produk tersebut secara alami dan menilai secara objektif apakah produk sesuai standar.
Jika tidak, temuan tersebut dapat dianalisis dan dilaporkan untuk perbaikan. Pengawasan ini tidak hanya berlaku pada produk, tetapi juga pelayanan dan keramahan, kecepatan layanan, dan aspek lainnya. Dengan cara ini, kita dapat mengidentifikasi titik kelemahan operasional dalam berbagai kondisi.
5. Lakukan survei kepada konsumen
Kelima, lakukan survei kepada konsumen yang melakukan pembelian. Konsumen merupakan pihak paling objektif karena mereka merasakan pengalaman langsung, baik dari segi tampilan, rasa, maupun interaksi dengan tim di outlet.
Oleh karena itu, penting untuk selalu meminta umpan balik guna mendapatkan gambaran yang objektif tentang performa tim operasional dalam memberikan pelayanan terbaik. Jika hasilnya memuaskan, berikan apresiasi kepada tim berupa penghargaan.
Jika terdapat kekurangan, segera tangkap, identifikasi penyebabnya, dan lakukan perbaikan di lapangan. Komunikasikan secara terbuka kepada tim agar mereka menyadari apa yang sudah dan belum dilakukan dengan baik.
Hindari memberikan sanksi secara langsung tanpa komunikasi dan pencarian solusi bersama.
6. Membuat checklist rinci
Terakhir, seringkali tim di lapangan tidak melaksanakan prosedur atau langkah pekerjaan dengan benar, bisa jadi karena kelupaan akibat banyaknya pekerjaan atau situasi yang mendadak ramai. Oleh karena itu, penting untuk membuat checklist rinci sebagai panduan kerja tim.
Contohnya, sebelum membuka toko, persiapkan daftar bahan baku yang harus tersedia, mesin dan peralatan yang harus dinyalakan, waktu kesiapan, materi briefing, serta hal-hal penting lainnya. Checklist ini sebaiknya dibuat secara tertulis agar tim tidak perlu terlalu banyak berpikir dan cukup mengikuti instruksi dari awal hingga akhir kerja, dari pembukaan hingga penutupan toko.
Checklist juga memudahkan fungsi pengawasan bagi Anda sebagai pemimpin kapan saja dan di mana saja. Contohnya, pada saat persiapan pukul 8.30, ruang pelayanan harus dalam keadaan bersih. Anda tidak perlu mengawasi langsung sampai pukul 8.30, cukup menghubungi tim melalui video call dan menanyakan kondisi outlet.
Jika pada pukul 8.35 ruang pelayanan sudah bersih, berarti tidak ada masalah. Jika belum, maka checklist pukul 8.30 belum terpenuhi.
Poin ini sangat penting karena membantu tim bekerja secara detail dan akurat serta membantu Anda dalam mengontrol pelaksanaan pekerjaan.
Semoga informasi ini bermanfaat. (*)
