UPDATESATU.COM-Di tengah semakin ketatnya persaingan bisnis, banyak pelaku usaha mikro, kecil, bahkan menengah merasa kewalahan karena harus mengurus banyak hal sekaligus.
Mulai dari stok barang, pencatatan penjualan, laporan keuangan, hingga melayani pelanggan. Tidak jarang usaha yang awalnya lancar justru mulai berantakan karena tidak adanya sistem yang jelas.
Salah satu penyebabnya adalah masih mengandalkan cara manual tanpa pola yang rapi.
Misalnya mencatat transaksi di buku tulis, menghitung stok secara acak, atau bahkan lupa siapa saja pelanggan yang sudah pernah membeli dan siapa yang belum membayar. Akhirnya waktu habis hanya untuk menyelesaikan masalah yang muncul setiap hari.
Dalam artikel ini akan dibahas langkah demi langkah bagaimana cara membuat sistem penjualan sederhana namun efektif agar usaha menjadi lebih tertata, mudah dijalankan, dan siap berkembang lebih jauh lagi.
Tidak perlu langsung menggunakan aplikasi mahal atau sistem canggih. Kita mulai dari yang sederhana tetapi konsisten.
Langah membuat sistem penjualan sederhana namun efektif agar usaha menjadi lebih tertata
- Mengetahui bahwa sistem penjualan itu penting
Banyak dari kita memulai usaha dengan semangat besar. Produk sudah siap, promosi terus berjalan. Namun seringkali kerepotan terjadi saat pembeli mulai ramai. Kita bingung mencatat pesanan, stok cepat habis tanpa tahu kapan akan masuk lagi.
Bahkan uang masuk dan keluar tercampur. Semua ini sebenarnya dapat diselesaikan dengan membangun sistem penjualan yang rapi.
Dengan sistem yang baik, kita dapat menghindari kesalahan pencatatan, menghemat waktu dalam proses transaksi, mengambil keputusan lebih cepat, dan meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.
Data dari Harvard Business Review menyebutkan bahwa bisnis kecil yang memiliki sistem pencatatan penjualan yang rapi memiliki kemungkinan 50% lebih besar untuk bertahan lebih dari 5 tahun dibandingkan yang tidak memiliki sistem.
2. Komponen dasar sistem penjualan.
Agar tidak bingung, mari kita uraikan komponen dasar dari sistem penjualan yang wajib ada.
Pencatatan produk dan stok. Setiap produk harus memiliki nama, kode, harga, dan jumlah stok.
Gunakan buku catatan, spreadsheet, atau aplikasi sederhana seperti Google Sheets, Notion, atau aplikasi kasir gratis. Jika stok sudah menipis, sistem harus dapat memberikan pengingat.
3. Pencatatan transaksi penjualan.
Catat setiap penjualan secara sistematis, termasuk tanggal, produk, jumlah, harga total, dan metode pembayaran.
Jika menggunakan WhatsApp atau media sosial, biasakan untuk menyimpan screenshot atau menyalin data penjualan ke catatan harian. Idealnya, tersedia rekap harian, mingguan, dan bulanan.
Pencatatan uang masuk dan keluar.
Pisahkan uang pribadi dan uang usaha. Catat semua pemasukan dari penjualan, termasuk utang pelanggan. Catat juga pengeluaran seperti pembelian bahan, biaya pengiriman, sewa, atau gaji karyawan.
4. Laporan dan evaluasi.
Setiap akhir minggu atau bulan, luangkan waktu sejenak untuk melihat produk apa yang paling laku, berapa keuntungan bersih, serta apakah terdapat pemborosan yang dapat dikurangi. Hal ini penting agar dapat mengambil keputusan yang lebih baik ke depannya.
5.Buat alur penjualan yang jelas dan konsisten.
Salah satu penyebab usaha terasa melelahkan dan tidak efisien adalah tidak adanya alur kerja yang jelas. Ketika pelanggan datang, sering kali bingung harus mulai dari mana: mencatat pesanan, mengecek stok, menyiapkan produk, atau mengurus pembayaran. Semua hal tersebut dapat dihindari dengan membuat alur kerja yang teratur.
Misalnya, pelanggan memesan secara online atau offline, pesanan dicatat dan dicek ketersediaannya, pembayaran dilakukan dan dikonfirmasi, pesanan diproses dan dikirim, kemudian dilakukan tindak lanjut, testimoni, atau layanan purna jual.
Alur ini sebaiknya diterapkan sama untuk setiap transaksi. Konsistensi membuat proses kerja menjadi lebih ringan.
Karyawan tidak bingung, dan pelanggan pun merasa lebih nyaman karena pelayanan terasa profesional.
Contohnya, banyak usaha rumahan yang berkembang menjadi merek besar karena sistemnya rapi sejak awal.
Mereka memulai dari Google Form dan Excel, tetapi cara kerjanya teratur. Setelah omset naik, sistemnya juga meningkat kelas. Hal ini menunjukkan bahwa sistem bukanlah teknologi canggih terlebih dahulu, melainkan alurnya harus jelas terlebih dahulu.
6. Gunakan alat bantu digital yang tepat.
Saat ini, kita tidak harus melakukan semuanya secara manual.
Terdapat banyak alat bantu digital yang dapat mempercepat pekerjaan dan mengurangi kesalahan. Misalnya aplikasi kasir seperti Moka, Kasir Pintar, atau IRP untuk usaha toko dan kafe. Aplikasi pencatatan penjualan seperti Google Spreadsheet, Buku Warung, atau Paper ID. Sistem invoice otomatis menggunakan Notion, Invoice Ninja, atau Wave. Dashboard marketplace yang terintegrasi seperti Juelio atau Genie.
Bagi Anda yang berjualan di banyak platform, jangan takut dengan teknologi.
Kita dapat memulai dari yang gratis dan sederhana. Yang penting adalah mampu mencatat transaksi dengan rapi, mengontrol stok, dan mengetahui produk mana yang paling laku.
Berdasarkan survei dari Kata Data Inside Center 2022, UMKM yang mulai menggunakan sistem digital untuk pencatatan dan penjualan mengalami peningkatan efisiensi hingga 40%. Artinya, pekerjaan dapat diselesaikan lebih cepat, lebih akurat, dan fokus dapat diarahkan pada hal-hal yang lebih penting.
Selanjutnya, mulailah dengan mencatat semua transaksi. Salah satu langkah paling awal dan penting dalam membangun sistem penjualan adalah membiasakan diri mencatat semua transaksi. Hal ini terdengar sederhana, namun kenyataannya masih banyak pelaku usaha yang hanya mengandalkan ingatan.
Mengapa hal ini penting? Karena tanpa catatan, kita tidak mengetahui berapa sebenarnya pendapatan, pengeluaran, atau keuntungan. Akibatnya, usaha berjalan tanpa arah.
Contohnya, sebuah warung kecil di Yogyakarta awalnya kesulitan berkembang.
Setelah pemilik mulai mencatat semua transaksi harian, ia menyadari bahwa keuntungannya sering bocor akibat terlalu sering memberikan utang tanpa batas dan tidak mencatatnya. Sejak itu, ia lebih berhati-hati dan usahanya mulai stabil.
Atur alur kerja penjualan atau workflow. Sistem penjualan yang baik juga memerlukan alur kerja yang jelas. Hal ini sering tidak disadari pelaku usaha kecil.
Semua dikerjakan sendiri tanpa urutan dan tanpa standar, sehingga pelanggan bingung dan kita kewalahan.
Apa maksud dari alur kerja penjualan?
Alur kerja atau workflow adalah urutan kegiatan dari awal pelanggan datang hingga produk diterima dan pembayaran selesai.
7. Gunakan alat bantu digital yang sederhana.
Saat ini sudah banyak alat bantu digital yang dapat digunakan secara gratis atau murah untuk membantu sistem penjualan.
Beberapa yang dapat dicoba adalah WhatsApp Business, fitur auto reply, serta pemisahan chat pribadi dengan pelanggan.
Google Sheet atau Excel untuk catatan stok, penjualan, dan laporan sederhana. Point of sales gratis seperti Kasir Pintar, Moka, baik versi berbayar maupun gratis, tidak membuat ribet tetapi justru membantu agar lebih rapi dan bekerja lebih cepat.
Ingatlah, teknologi adalah alat bantu. Jangan takut mencoba, mulai dari yang paling sederhana terlebih dahulu.
8. Optimalkan pencatatan dan pelaporan penjualan.
Setelah sistem berjalan, hal yang tidak boleh dilupakan adalah pencatatan dan pelaporan.
Banyak usaha kecil yang terjebak dalam kekacauan karena tidak memiliki catatan yang rapi. Padahal hal ini sangat penting.
Mengapa pencatatan penting?
Karena dari sinilah kita mengetahui berapa penjualan harian, produk mana yang paling laku, jam-jam sibuk, hingga tren permintaan pelanggan. Data ini menjadi dasar dalam pengambilan keputusan.
Gunakan alat sederhana terlebih dahulu.
Bagi yang baru memulai, Excel atau Google Sheet sudah cukup. Asalkan rutin dicatat, data yang terkumpul akan sangat membantu. Namun, jika usaha mulai berkembang, dapat mempertimbangkan aplikasi kasir digital seperti Mokapos, Iripo, atau Kasir. Harga terjangkau dan fiturnya sesuai untuk UMKM.
Agar lebih nyata, kita dapat melihat kisah banyak pelaku usaha yang berhasil setelah menerapkan sistem.
Contohnya, terdapat UMKM makanan ringan dari Yogyakarta yang awalnya mencatat pesanan menggunakan buku tulis. Namun ketika order semakin ramai, banyak pesanan yang tertukar atau terlambat.
Setelah menggunakan sistem kasir digital dan spreadsheet online, pengelolaan menjadi lebih rapi dan pelanggan semakin puas. Hasilnya, omzet naik dua kali lipat dalam enam bulan.
Kesimpulannya, sistem penjualan bukan hanya untuk bisnis besar. Justru bisnis kecil yang ingin berkembang perlu memulai lebih awal.
Tidak perlu langsung menggunakan sistem yang canggih, melainkan mulailah dari sistem yang sederhana dan konsisten.
Ingatlah, sistem adalah fondasi. Jika fondasinya kuat, usaha akan lebih tahan banting dan siap naik kelas kapan saja.
Oleh karena itu, mari mulai membangun sistem penjualan kita sejak hari ini.(*)
