UPDATESATU.COM - Dalam dunia usaha kuliner yang makin kompetitif, keberhasilan sebuah bisnis tidak lagi hanya ditentukan oleh rasa makanan yang enak atau pelayanan yang ramah. Salah satu fondasi penting yang kerap terlupakan oleh pelaku UMKM adalah penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP). Tanpa SOP yang jelas dan mudah dipahami, operasional usaha bisa menjadi tidak konsisten, apalagi jika karyawan sering berganti atau pemilik usaha tidak selalu berada di tempat.
SOP yang baik bukan hanya mengatur cara kerja, tetapi juga menjamin kualitas produk dan pelayanan tetap terjaga di setiap outlet dan pada setiap waktu.
Namun sayangnya, banyak pelaku UMKM kuliner yang merasa pembuatan SOP itu rumit dan memakan biaya besar karena menganggap perlu menyewa konsultan profesional.
Padahal, SOP bisa dibuat secara mandiri, praktis, dan terjangkau — bahkan hanya dengan berbekal ponsel dan kemauan untuk mendokumentasikan setiap proses kerja.
Dalam artikel ini, kita akan mengupas langkah-langkah membuat SOP yang sederhana namun efektif, khusus untuk pelaku UMKM kuliner yang ingin membangun sistem kerja lebih tertata, efisien, dan siap berkembang lebih besar.
Langkah Membuat SOP yang Praktis untuk UMKM Kuliner
1. Rekam seluruh proses dalam bentuk video.
Apapun aktivitas yang dilakukan — mulai dari meracik bumbu, proses memasak, cara penyajian, menyambut konsumen, memotong bahan makanan, menyimpan sisa bahan, hingga kegiatan rutin lainnya — sebaiknya direkam dengan kamera, menggunakan tripod, secara detail.
2. Buat dokumen tertulis berdasarkan video.
Setelah semua proses direkam, tonton ulang video satu per satu, lalu tuliskan setiap tahapan dan penjelasan yang ada di dalamnya.
Jika Anda tidak memiliki waktu karena terlalu sibuk atau outlet sedang ramai, pertimbangkan untuk mencari siswa magang yang dapat membantu menyusun dokumentasi tertulis. Semua hal harus dicatat, bahkan hingga proses membersihkan lantai sekalipun.
3. Periksa ulang dokumen tertulis.
Setelah seluruh kegiatan terdokumentasikan secara tertulis, pemilik usaha wajib meluangkan waktu untuk memverifikasi apakah semua informasi sudah sesuai dengan realita di lapangan sebagaimana tertuang dalam video.
Biasanya akan ditemukan perbedaan antara hasil rekaman dengan catatan tertulis. Ini hal yang wajar dan menjadi pembelajaran penting bahwa membuat SOP tidak boleh dianggap remeh. Jika pemilik usaha saja menemukan banyak ketidaksesuaian, bagaimana dengan karyawan?
Perbaiki dokumen secara teliti, satu per satu. Tidak perlu tergesa-gesa, yang penting hasilnya akurat dan bisa diimplementasikan secara konsisten.
4. Rekam ulang berdasarkan dokumen yang telah direvisi.
Setelah dokumen diperbaiki, rekam kembali video baru berdasarkan versi dokumen yang telah direvisi. Usahakan kualitasnya lebih baik, seperti menggunakan penyunting video atau videomaker, agar video dapat digunakan dalam jangka panjang untuk pelatihan karyawan.
Usahakan video tidak perlu direvisi ulang, terutama jika Anda telah membayar pihak ketiga untuk proses produksi.
5. Siapkan perangkat penunjang untuk menonton SOP.
Setelah video siap, siapkan perangkat untuk memutarnya. Paling sederhana adalah menggunakan ponsel kantor, agar file video tetap aman dan tidak tersebar.
Alternatif lainnya adalah menggunakan televisi di outlet. Jika memungkinkan, gunakan sistem LMS (Learning Management System) yang digunakan oleh banyak perusahaan besar. LMS memungkinkan penjadwalan pelatihan serta tes tertulis secara digital.
Apakah video bisa dibagikan melalui grup WhatsApp atau Telegram? Bisa saja, tetapi risiko penyebaran file menjadi tinggi. Sebaiknya, gunakan perangkat resmi dari kantor agar keamanan data lebih terjamin.
6. Uji coba menonton dan praktik langsung.
Setelah video selesai dan perangkat siap, lakukan uji coba terhadap karyawan baru. Minta mereka menonton lalu mempraktikkan isi video. Amati apakah mereka mampu menirukan prosedur dengan benar.
Jika hasil praktik tidak maksimal, mungkin perlu ada perbaikan pada video atau cara penyampaiannya. Secara logika, jika yang dilakukan sesuai dengan video, maka hasilnya pun seharusnya sama — kecuali terdapat kendala dari sisi sumber daya manusia, seperti keterampilan atau kondisi fisik tertentu.
7. Jadwalkan sesi menonton rutin dan tes tertulis.
Buatlah jadwal rutin untuk menonton SOP sebelum karyawan mulai bekerja. Contohnya, kasir wajib menonton video sebelum outlet dibuka. Bagian lainnya pun demikian.
Lakukan juga audit serta tes berkala, misalnya sebulan sekali. Tes bisa sederhana, seperti pertanyaan:
“Apa warna lap meja?” atau
“Tuliskan urutan membersihkan meja.”
Tes ini berfungsi untuk mengasah daya ingat karyawan.
8. Susun KPI, sistem penghargaan dan sanksi.
SOP tidak akan efektif tanpa pengawasan berupa indikator kinerja (KPI), penghargaan (reward), dan sanksi (punishment).
Tentukan KPI untuk setiap posisi. Contoh: bagian pelayanan dapat diukur dari hasil survei pelanggan terkait keramahan, kebersihan, dan kecepatan pelayanan. Jika dalam sebulan ada 100 ulasan pelanggan dan nilai rata-rata mencapai 4 dari 5, maka karyawan berhak mendapatkan bonus.
9. Lakukan evaluasi berkala.
Catat semua masukan, kendala, dan keluhan dari lapangan. Evaluasi apakah masalahnya berasal dari SOP, pelaksanaan, atau sumber daya manusia. Bisa juga ditemukan hal baru yang belum masuk SOP — segera tambahkan.
Dengan SOP dalam bentuk video, kita tidak perlu tim besar untuk melakukan pelatihan ulang karena semuanya sudah terdigitalisasi.
10. Laksanakan pengawasan lapangan secara ketat.
Meski SOP sudah diterapkan, pengawasan tetap penting. Bisa dilakukan oleh manajer, supervisor, pemilik langsung, atau pihak ketiga seperti lembaga riset dengan metode mystery shopper.
Itulah 10 langkah membuat SOP untuk UMKM yang dapat langsung Anda praktikkan.
Mari mulai membuat SOP agar usaha kuliner Anda lebih solid dan berjalan sesuai standar.(*)
